2. Datenschutz für Miet- und Kaufinteressenten

2.1 Für wen gelten diese Informationen?

Diese Informationen zum Datenschutz gelten für Interessenten, die direkt oder indirekt mit THOMAS PRAHL IMMOBILIEN Kontakt aufnehmen, um:

• eine Wohnung oder ein Haus zu kaufen bzw. zu verkaufen,
• eine Gewerbefläche, ein Büro, eine Einzelhandels- oder Logistikfläche zu mieten oder zu vermieten,
• ein Zinshaus, eine Anlageimmobilie oder ein Investmentprojekt zu kaufen oder zu verkaufen.

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns höchste Priorität. In den nachfolgenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch THOMAS PRAHL IMMOBILIEN im Zusammenhang mit der Anbahnung, dem Abschluss und der Durchführung von Kauf- oder Mietverträgen.

2.2 Verantwortlicher und Kontakt für Datenschutzfragen

Verantwortlich für die nachfolgend beschriebenen Verarbeitungstätigkeiten ist:

THOMAS PRAHL IMMOBILIEN
Name: Thomas Prahl
Strasse: Övelgönne 1
PLZ/Ort: 22605 Hamburg
E-Mail: thomas@prahl-immobilien.de
Telefon: +49 40 8801000
Fax: +49 40 40172111

2.3 Herkunft Ihrer Daten und verarbeitete Datenkategorien

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Kontaktaufnahme, der Vertragsanbahnung oder der Immobilienvermittlung zur Verfügung stellen. Dazu gehören insbesondere:

• Personenstamm-, Adress- und Kontaktdaten
• Legitimationsdaten
• Bank- und Steuerdaten (falls erforderlich)
• Angebots- und Vertragsdaten
• Objektdaten
• Vorgangs- und Kommunikationsdaten

Im Verlauf der Geschäftsbeziehung verarbeiten wir darüber hinaus:

• postalischen und elektronischen Schriftverkehr
• telefonische Kommunikation
• weitere Kommunikations- und Protokolldaten

Zusätzlich können Daten aus zulässigen externen Quellen stammen, wie z. B.:

• Gemeinden, Grundbuchämtern, Denkmalschutzbehörden
• Immobilienportalen (z. B. Immowelt, ImmoScout24)
• Tippgebern oder Geschäftspartnern
• früheren Eigentümern oder Verwaltern

2.4 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre Daten werden nach den Vorgaben der DSGVO auf verschiedenen rechtlichen Grundlagen verarbeitet:

a) Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Anbahnung und Durchführung von Miet- oder Kaufverträgen
• Vermittlung von Wohn-, Gewerbe- und Anlageimmobilien
• Erstellung und Übermittlung von Angeboten
• Identifikation beteiligter Personen
• Korrespondenz und Kundenbetreuung
• Rechnungsstellung

b) Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

• Versand von Werbung per Telefon oder E-Mail
• Weitergabe an Dritte, sofern nicht gesetzlich vorgeschrieben

c) Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

• Identifizierung gemäß Geldwäschegesetz (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG)
• steuerrechtliche und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten
• Dokumentationspflichten nach Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV)

d) Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

• Bonitätsprüfung von Mietinteressenten
• Rechtsdurchsetzung und Anspruchsabwehr
• Gewährleistung der IT-Sicherheit
• Direktmarketing an Bestandskunden
• Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen

2.5 Weitergabe Ihrer Daten

Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben, sie für den Vertrag notwendig ist, ein berechtigtes Interesse besteht oder eine gesetzliche Verpflichtung vorliegt.

Mögliche Empfänger:

Auftragsverarbeiter:

• IT-Dienstleister
• Softwareanbieter
• Callcenter
• Druckereien
• Entsorgungsunternehmen

Weitere Empfänger:

• Banken
• Notare
• Rechtsanwälte / Inkassodienstleister
• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
• Energieversorger
• Handwerker und Serviceunternehmen
• Auskunfteien (z. B. Bonitätsprüfung)
• Behörden (Gerichte, Meldebehörden, Finanzämter)

2.6 Übermittlung in Drittländer

Grundsätzlich findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/EWR statt, außer wenn:

• gesetzliche Verpflichtungen dazu bestehen, oder
• IT-Dienstleister wie Microsoft 365 Daten in die USA übertragen (unter Geltung des EU-U.S. Data Privacy Frameworks).

2.7 Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies erforderlich ist.

Wenn kein Vertrag zustande kommt:

Daten werden nach Abschluss des Anbahnungsprozesses automatisch gelöscht.

Wenn ein Vertrag zustande kommt:

• Geldwäschegesetz: 5 Jahre
• Handelsrecht: 6 Jahre
• Steuerrecht: 10 Jahre
• Makler- und Bauträgerverordnung: 5 Jahre

Besteht die Möglichkeit rechtlicher Ansprüche, richtet sich die Speicherdauer nach den gesetzlichen Verjährungsfristen (regelmäßig 3 Jahre, im Einzelfall bis zu 30 Jahre).

3. Datenschutz für Mieter

3.1 Für wen gelten diese Informationen?

Diese Informationen zum Datenschutz gelten für Personen, die von THOMAS PRAHL IMMOBILIEN im Rahmen der Verwaltung von Wohnungseigentum und Mietobjekten betreut werden. Dazu gehören insbesondere:

• Mieterinnen und Mieter in von uns verwalteten Wohneinheiten.

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns höchste Priorität und wird in allen unseren Geschäftsprozessen berücksichtigt. In den nachfolgenden Informationen erhalten Sie einen detaillierten Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch THOMAS PRAHL IMMOBILIEN im Zusammenhang mit der Anbahnung, Durchführung und Beendigung von Mietverhältnissen.

Wir informieren Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten bei THOMAS PRAHL IMMOBILIEN und den Umgang mit diesen Daten. Darüber hinaus erfahren Sie, welche Rechte Ihnen im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zustehen.

3.2 Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich und an wen kann ich mich bei Fragen zum Datenschutz wenden?

Verantwortlich für die nachfolgend beschriebene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

THOMAS PRAHL IMMOBILIEN
Name: Thomas Prahl
Strasse: Övelgönne 1
PLZ/Ort: 22605 Hamburg
E-Mail: thomas@prahl-immobilien.de
Telefon: +49 40 8801000
Fax: +49 40 40172111

In Einzelfällen kann es vorkommen, dass THOMAS PRAHL IMMOBILIEN gemeinsam mit dem jeweiligen Immobilieneigentümer für bestimmte Verarbeitungstätigkeiten verantwortlich ist (gemeinsame Verantwortlichkeit). Die konkrete Ausgestaltung dieser Zusammenarbeit wird vertraglich geregelt.

Informationen hierzu stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung. Um den Prozess so einfach wie möglich zu gestalten, wenden Sie sich bitte bei allen datenschutzrechtlichen Fragen direkt an die in den Rechten und der Kontaktaufnahme genannte Adresse.

3.3 Woher stammen Ihre Daten und welche Daten werden verarbeitet?

Wir verarbeiten zunächst die Daten, die Sie uns direkt übermittelt haben. Ihre Daten werden im Rahmen eines Mietverhältnisses sowie einzelner Aufträge erhoben und im Verlauf der laufenden Geschäftsbeziehung fortgeschrieben.

Bei Mietverhältnissen stammen die Daten in der Regel aus Selbstauskünften, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, oder aus Mitteilungen, die Sie schriftlich, elektronisch oder telefonisch gemacht haben.

Darüber hinaus können Daten zulässigerweise auch aus anderen Quellen stammen, zum Beispiel:

• frühere Hausverwaltungen,
• der jeweilige Eigentümer des von uns verwalteten Objekts,
• ggf. Vermittler/Immobilienmakler, über die das Mietverhältnis angebahnt wurde.

Folgende Datenkategorien werden – je nach Erforderlichkeit – verarbeitet:

• Personenstamm-, Adress- und Kontaktdaten sowie Objektdaten,
• Daten zu Kontoverbindungen und Geldinstituten, Bonitätsdaten,
• Zahlungsdaten (z. B. Zahlungsaufträge, Rückstände, Überschüsse, offene Forderungen),
• Legitimationsdaten (z. B. Ausweisdaten, soweit erforderlich),
• Dokumentationsdaten (z. B. Beratungs-, Tagungs- oder Versammlungsprotokolle),
• Authentifizierungsdaten (z. B. Unterschriften),
• weitere Daten zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen,
• Meta- und Protokolldaten.

Im Rahmen der bestehenden Geschäftsbeziehung verarbeiten wir außerdem Daten aus dem Schriftverkehr (postalisch und elektronisch) zwischen Ihnen und uns sowie aus sonstiger elektronischer oder telefonischer Kommunikation.

3.4 Wofür werden Ihre Daten verarbeitet und warum dürfen Ihre Daten verarbeitet werden?

Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen:

Verarbeitung im Rahmen vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Anbahnung und Durchführung des Mietverhältnisses, insbesondere für:

• Begründung, Durchführung und Abwicklung des Mietverhältnisses,
• Entgegennahme von Informationen und Unterlagen vom Eigentümer,
• Besichtigung des Mietobjekts, Vertragsverhandlungen, Vertragsabschluss, Übergabe und Rücknahme der Mieträume,
• Einrichtung von Miet- und Nebenkostenkonten, Abrechnung von Betriebs- und Heizkosten, Kontrolle von Mietzahlungen, Prüfung und Durchführung von Mieterhöhungen,
• Entgegennahme und Verwaltung von Sicherheitsleistungen (z. B. Kaution),
• Überwachung der Einhaltung der Hausordnung, Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden,
• Bearbeitung von Erklärungen rund um die Beendigung des Mietverhältnisses (z. B. Kündigungen),
• Ausübung des Vermieterpfandrechts, Kautionsabrechnung,
• Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs mit Mietenden,
• Führung von Mieterakten im Auftrag des Eigentümers,
• außergerichtliche und gerichtliche Geltendmachung von Ansprüchen des Eigentümers,
• Kommunikation mit Behörden und Vertragspartnern des Eigentümers,
• Koordination von Terminen (z. B. Besichtigungen),
• Finanz- und Vermögensverwaltung (Buchhaltung, Budget, Reporting, Zahlungsverkehr),
• technische Verwaltung (Instandhaltung/-setzung, Verkehrssicherheit, Prüf- und Wartungsaufträge, Schadensmeldungen, Zutrittsmanagement/Schließanlage, Sicherheits- und Brandschutzeinrichtungen, Bauaktenmanagement),
• Sonderleistungen wie Mahnwesen und Gewährleistungsverfolgung.

Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Sofern und soweit Sie uns eine Einwilligung erteilt haben (z. B. für bestimmte Kommunikationswege oder zusätzliche Services), verarbeiten wir Daten zu den jeweils konkret benannten Zwecken. Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Hierzu zählen insbesondere:

• steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (z. B. § 257 HGB, § 147 AO),
• Pflichten aus der Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV),
• Vorgaben aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und der Gewerbeordnung (GewO).

Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Berechtigte Interessen von THOMAS PRAHL IMMOBILIEN oder Dritten sind z. B.:

• Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten,
• Abwehr oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen,
• Beauftragung und Steuerung von Handwerkern, Zulieferern und sonstigen Partnerunternehmen,
• Gewährleistung der IT‑Sicherheit und des IT‑Betriebs,
• Maßnahmen zur Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Prozessen,
• Videoüberwachung in Einzelfällen zur Wahrnehmung des Hausrechts, Verfolgung von Vandalismus/Straftaten und Sicherung von Beweismitteln (sofern vorhanden und entsprechend gekennzeichnet).

3.5 Werden Ihre Daten weitergegeben?

Ihre Daten werden intern ausschließlich durch befugte Personen bei THOMAS PRAHL IMMOBILIEN verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn:

• Sie hierin eingewilligt haben,
• wir gesetzlich, behördlich oder gerichtlich dazu verpflichtet sind,
• die Weitergabe zur Anbahnung oder Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist,
• oder ein überwiegendes berechtigtes Interesse besteht (z. B. Geltendmachung/Verteidigung von Ansprüchen).

Typische Empfängerkategorien:

• öffentliche Stellen (z. B. Finanzbehörden, Meldebehörden, Gerichte),
• Hausmeisterdienste, Handwerks- und Serviceunternehmen (Instandhaltung/Modernisierung/Reparatur),
• Banken, Versicherungen, Inkassodienstleister, Auskunfteien,
• Energieversorgungsunternehmen,
• weitere Mitglieder von Wohnungseigentümergemeinschaften (soweit erforderlich),
• künftige Hausverwaltungen im Rahmen eines zulässigen Verwalterwechsels,
• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Datenschutzbeauftragte.

Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO): Für bestimmte Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte und vertraglich gebundene Dienstleister ein (z. B. IT‑Administration, ERP‑/Softwareanbieter, Messdienstleister, Entsorgung, Callcenter). Diese verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und unter Einhaltung hoher Sicherheitsstandards.

3.6 Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der EU/des EWR (Drittländer) findet grundsätzlich nicht statt. Sollte ausnahmsweise eine Übermittlung erforderlich werden (z. B. im Rahmen einzelner IT‑Dienste), erfolgt sie nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen (z. B. Angemessenheitsbeschluss, geeignete Garantien oder Ihre ausdrückliche Einwilligung).

3.7 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur, solange dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

• Geldwäschegesetz (sofern einschlägig): 5 Jahre,
• Handelsrecht (HGB): 6 Jahre,
• Steuerrecht (AO): 10 Jahre,
• MaBV (Makler- und Bauträgerverordnung): 5 Jahre,
• Weitere objektspezifische Pflichten (z. B. WEG, BetrKV): nach den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben,
• GewO (soweit einschlägig): 3 Jahre.

Im Einzelfall kann sich die Speicherdauer verlängern, wenn Anhaltspunkte für das Bestehen oder die Geltendmachung von Ansprüchen vorliegen. In diesem Fall speichern wir die Daten solange, wie es zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Nach §§ 195 ff. BGB können Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre.

5. Datenschutz für sonstige Geschäftspartner

5.1 Für wen gelten diese Informationen?

Diese Datenschutzinformationen gelten für Personen, die in ihrer Funktion als Geschäftspartner mit THOMAS PRAHL IMMOBILIEN in Kontakt stehen. Dazu gehören insbesondere:

• Lieferanten,
• Dienstleister,
• sonstige gewerbliche Kunden oder geschäftliche Kontaktpersonen.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns höchste Priorität. Nachfolgend erläutern wir Ihnen, wie THOMAS PRAHL IMMOBILIEN Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Abwicklung geschäftlicher Beziehungen verarbeitet.

5.2 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die nachfolgend beschriebenen Verarbeitungstätigkeiten ist:

THOMAS PRAHL IMMOBILIEN
Name: Thomas Prahl
Strasse: Övelgönne 1
PLZ/Ort: 22605 Hamburg
E-Mail: thomas@prahl-immobilien.de
Telefon: +49 40 8801000
Fax: +49 40 40172111

Bei allen datenschutzrechtlichen Anliegen wenden Sie sich bitte an die in den Rechten und der Kontaktaufnahme aufgeführten Kontaktmöglichkeiten.

5.3 Herkunft und Kategorien der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der geschäftlichen Beziehung zur Verfügung stellen. Dazu gehören insbesondere:

• Personenstammdaten (z. B. Name, Position),
• Firmendaten,
• Kontakt- und Kommunikationsdaten (E-Mail, Telefon, Anschrift),
• Vorgangs- und Vertragsdaten,
• Zahlungs- und Buchungsdaten.

Zusätzlich verarbeiten wir – soweit erforderlich – Daten aus der Kommunikation zwischen Ihnen, Ihrem Arbeitgeber/Auftraggeber und uns (postalisch, elektronisch oder telefonisch).

Weitere Datenquellen können sein:

• Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Register, Webseiten),
• Daten, die uns berechtigt von Ihrem Unternehmen oder Dritten übermittelt wurden,
• Daten, die für vorvertragliche Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung notwendig sind.

5.4 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden auf folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Kontaktaufnahme und Kommunikation,
• Angebotserstellung,
• Vertragsgestaltung,
• Durchführung und Abwicklung geschäftlicher Verträge.

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Berechtigte Interessen von THOMAS PRAHL IMMOBILIEN sind u. a.:

• Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten,
• Abwehr oder Geltendmachung rechtlicher Ansprüche,
• Sicherstellung der IT-Sicherheit und des laufenden Geschäftsbetriebs,
• Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Prozessen.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Sofern Sie in einzelne Verarbeitungsvorgänge einwilligen, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich zu den Zwecken, in die Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

5.5 Weitergabe Ihrer Daten

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich, wenn:

• Sie eingewilligt haben,
• eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
• die Weitergabe für die Abwicklung eines Vertrages erforderlich ist,
• ein überwiegendes berechtigtes Interesse vorliegt (z. B. Anspruchsdurchsetzung).

Mögliche Empfänger sind:

• öffentliche Stellen (z. B. Behörden, Gerichte, Finanzämter),
• Zahlungsdienstleister und Banken,
• Versicherungen, Inkassodienstleister, Auskunfteien,
• Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer,
• weitere Dienstleister im Rahmen der Vertragsabwicklung.

Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

Wir setzen externe Dienstleister ein, die personenbezogene Daten ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeiten. Dazu gehören u. a.:

• IT- und Softwaredienstleister,
• Hosting- und Cloud-Dienstleister,
• Entsorgungsunternehmen.

5.6 Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Nicht-EU-/EWR-Staaten findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn, wir sind aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben dazu verpflichtet.

5.7 Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erreichung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

• Geldwäschegesetz: 5 Jahre
• Handelsrecht: 6 Jahre
• Steuerrecht: 10 Jahre

Sofern Ansprüche zu erwarten sind, speichern wir die Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen (regelmäßig 3 Jahre, im Einzelfall bis zu 30 Jahre).

6. Datenschutz für externe Stellenbewerber

6.1 Für wen gelten diese Informationen?

Diese Informationen zum Datenschutz gelten für alle Personen, die sich bei THOMAS PRAHL IMMOBILIEN auf eine Stelle bewerben oder eine Initiativbewerbung einreichen. Dazu gehören insbesondere:

• Bewerberinnen und Bewerber für offene Stellen,
• Interessenten, die sich über externe Jobportale bewerben,
• Personen, die uns Initiativbewerbungen zukommen lassen.

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns höchste Priorität. Im Folgenden erhalten Sie detaillierte Informationen darüber, wie THOMAS PRAHL IMMOBILIEN Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeitet.

6.2 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten ist:

THOMAS PRAHL IMMOBILIEN
Name: Thomas Prahl
Strasse: Övelgönne 1
PLZ/Ort: 22605 Hamburg
E-Mail: thomas@prahl-immobilien.de
Telefon: +49 40 8801000
Fax: +49 40 40172111

Bei allen Fragen rund um den Datenschutz wenden Sie sich bitte an die im Abschnitt Rechte und Kontaktaufnahme genannte Kontaktadresse.

6.3 Herkunft der Daten und verarbeitete Kategorien

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen Ihres Bewerbungsprozesses zur Verfügung stellen. Dazu gehören insbesondere:

• Personenstammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum),
• Kontakt- und Kommunikationsdaten (E-Mail, Telefonnummer),
• Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise),
• Angaben aus Bewerbungsgesprächen und internen Bewertungen im Prozess.

Wir verarbeiten außerdem:

• postalischen und elektronischen Schriftverkehr mit Ihnen,
• telefonische Kommunikation,
• Meta- und Protokolldaten (z. B. Übermittlungszeitpunkte).

Weitere personenbezogene Daten können aus den folgenden Quellen stammen:

• externe Jobportale, über die Sie sich beworben haben,
• öffentlich zugängliche Quellen (z. B. Webseiten, berufliche Netzwerke), sofern rechtlich zulässig.

6.4 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen Ihres Bewerbungsprozesses auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Diese Verarbeitung ist erforderlich, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden. Dazu gehören:

• Durchführung des Bewerbungsprozesses,
• Prüfung Ihrer Qualifikationen,
• Terminvereinbarungen und Kommunikation,
• Bewerbungs- und Auswahlverfahren.

Gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

• Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten,
• Gleichbehandlungsgrundsätze, Nachweispflichten, rechtliche Vorgaben.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung können wir Ihre Bewerbungsdaten für zukünftige Bewerbungsverfahren speichern („Bewerberpool“). Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

• Abwehr oder Geltendmachung rechtlicher Ansprüche,
• Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
• interne Organisation und Prozessoptimierung.

6.5 Weitergabe Ihrer Daten

Ihre Daten werden ausschließlich von befugten Mitarbeitenden von THOMAS PRAHL IMMOBILIEN verarbeitet. Eine Weitergabe erfolgt nur unter folgenden Voraussetzungen:

• wenn Sie eingewilligt haben,
• wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
• wenn es zur Durchführung des Bewerbungsprozesses erforderlich ist,
• wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt (z. B. Rechtsverteidigung).

Mögliche Empfänger:

• externe IT- und Softwaredienstleister (als Auftragsverarbeiter),
• Entsorgungsunternehmen (für physische Aktenvernichtung),
• Rechtsanwälte, Steuerberater, Behörden (nur falls gesetzlich erforderlich).

6.6 Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der EU/des EWR findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn, eine gesetzliche Verpflichtung macht dies notwendig.

6.7 Speicherdauer

Ihre Bewerbungsdaten werden gelöscht, sobald sie für die Entscheidung über Ihre Bewerbung nicht mehr erforderlich sind.

Grundsätzlich gilt:

• Bewerbungsunterlagen werden 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses gelöscht,
• bei Aufnahme in den Bewerberpool erfolgt die Speicherung für maximal 12 Monate (mit Einwilligung),
• im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen kann die Speicherdauer entsprechend der Verjährungsfristen verlängert sein.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. Nachweise gemäß Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz oder Arbeitsgerichtsgesetz) können im Einzelfall ebenfalls zu verlängerten Speicherfristen führen.

7. Datenschutz auf unserem Internet‑Auftritt

7.1 Für wen gelten diese Informationen?

Diese Informationen gelten für alle Personen, die den Internet‑Auftritt von THOMAS PRAHL IMMOBILIEN nutzen und dabei folgende Funktionen bzw. Dienste in Anspruch nehmen:

• Operativer Betrieb der Webseite
• Consent‑Management‑System (Einwilligungsverwaltung für Cookies/Tools)
• Kontaktformulare
• Immobiliensuche / Suchagent
• Immobilienbewertung / Kaufpreisrechner
• Online‑Services (Schadensmeldungen, Eigentümerbereich etc.)
• Darstellung von Online‑Schriftarten
• Kompatibilitäts‑Funktionen für ältere Browser
• Verteilte Serverplattform (CDN – Cloudflare)
• Webseitenanalyse (Google Tag Manager, Google Analytics)
• E‑Mail‑Newsletter
• Social‑Media‑Auftritte (Facebook Insights)

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns höchste Priorität. Im Folgenden erläutern wir, wie THOMAS PRAHL IMMOBILIEN auf der Webseite personenbezogene Daten verarbeitet.

7.2 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für alle Verarbeitungstätigkeiten im Rahmen dieses Internet‑Auftritts ist:

THOMAS PRAHL IMMOBILIEN
Name: Thomas Prahl
Strasse: Övelgönne 1
PLZ/Ort: 22605 Hamburg
E-Mail: thomas@prahl-immobilien.de
Telefon: +49 40 8801000
Fax: +49 40 40172111

Bei Nutzung einzelner Dienste (z. B. Suchagent, Newsletter, Online‑Bewerbung) können personenbezogene Daten intern an die jeweils zuständigen Bereiche weitergeleitet werden.

7.3 Operativer Betrieb der Webseite

7.3.1 Für wen gelten diese Informationen?

Dieser Abschnitt gilt für alle Besucher der Webseite, die grundlegende Funktionen nutzen, wie:

• Aufruf von Unterseiten
• Laden von Inhalten
• Anzeigen von Navigation, Texten und Bildern
• Nutzung des Consent‑Management‑Tools

7.3.2 Verantwortlicher

Verantwortlich für die Grundverarbeitung (Bereitstellung und Betrieb der Webseite) ist:

THOMAS PRAHL IMMOBILIEN

7.3.3 Datenkategorien und Herkunft der Daten

Beim Aufruf der Webseite werden automatisch technische Daten verarbeitet:

• Name und URL der abgerufenen Datei
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• übertragene Datenmenge
• Meldung über erfolgreichen Abruf
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Referrer‑URL (zuvor besuchte Seite)
• besuchte Unterseiten unseres Internetauftritts
• Internet‑Service‑Provider
• gekürzte IP‑Adresse

Diese Daten sind technisch erforderlich, um den reibungslosen Betrieb und die Sicherheit der Webseite sicherzustellen.

Consent‑Management‑Tool (Borlabs oder vergleichbares System)

Wir setzen ein lokal betriebenes Consent‑Management‑Tool ein, um Ihre Einwilligungen in Cookies und Drittanbieter‑Dienste rechtskonform zu erfassen, zu speichern und zu verwalten.

Verarbeitete Daten sind insbesondere:

• Consent‑ID
• Zeitpunkt der Zustimmung oder Ablehnung
• Cookie‑Status
• gerätespezifische Daten (z. B. gekürzte IP‑Adresse)
• Version der Cookie‑Richtlinie

Die Speicherung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c, f DSGVO sowie § 25 TDDDG. Einstellungen werden automatisch nach 12 Monaten gelöscht.

7.3.4 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

• technischer Betrieb und Sicherheit der Webseite
• Bereitstellung von Inhalten
• Verfügbarkeit aller Funktionen

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG)

Für alle nicht technisch notwendigen Cookies (z. B. Tracking, Marketing, externe Medien) holen wir Ihre Einwilligung ein.

7.3.5 Weitergabe der Daten

Für den technischen Betrieb setzen wir ausgewählte Auftragsverarbeiter ein:

• IT‑Dienstleister
• Hosting‑Provider
• Rechtsberatung/Behörden (im Bedarfsfall)

7.3.6 Drittlandübermittlung

Eine Übermittlung erfolgt grundsätzlich nicht, außer wenn technische Dienstleister Dienste in den USA betreiben. Diese erfolgen nur:

• mit EU‑U.S. Data Privacy Framework Zertifizierung oder
• auf Grundlage geeigneter Garantien oder
• nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

7.3.7 Speicherdauer

Server‑Protokolle werden nach spätestens 6 Wochen automatisch gelöscht. Cookie‑Einstellungen nach 12 Monaten.

7.3.8 Weiterführende Informationen

• Herstellerinformationen des eingesetzten Consent‑Management‑Tools

7.4 Optionale Funktionen

Bei Nutzung optionaler Dienste auf der Webseite werden zusätzliche Daten verarbeitet. Diese umfassen:

• Kontaktformulare
• Immobiliensuche / Suchagent
• Immobilienbewertung / Kaufpreisrechner
• Online‑Services (Meldungen, Eigentümerbereich)
• Google Fonts (Online‑Schriftarten)
• Kompatibilitäts‑Skripte
• Cloudflare CDN

7.4.1 Kontaktformulare

Wir verarbeiten:

• Personenstammdaten (Anrede, Name, Anschrift)
• Kommunikationsdaten (E-Mail, Telefon)
• Ihre Nachricht
• Protokolldaten (Datum, Uhrzeit, IP‑Adresse)

Zwecke: Kommunikation, Vertragsanbahnung, Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO.

7.4.2 Immobiliensuche / Suchagent

Wir verarbeiten:

• Ihre Suchpräferenzen
• Objektdaten
• Personendaten und Kontaktdaten

7.4.3 Immobilienbewertung / Kaufpreisrechner

Die Verarbeitung erfolgt anhand Ihrer eingegebenen Objektdaten sowie Ihrer Kontaktdaten zur Erstellung einer Bewertung.

7.4.4 Schadensmeldungen / Hausverwaltung

• Mieter‑Stammdaten
• Objektdaten
• Beschreibung des Schadens

7.4.5 Online‑Service für Eigentümer

Bei Nutzung des Eigentümerportals verarbeiten wir Anmeldedaten, Vertrags‑ und Objektdaten, Kommunikations‑ und Zahlungsdaten.

7.4.6 Google Fonts, Maps & externe Medien

Beim Aufruf der Seite können externe Schriftarten, Kartenmaterial und Inhalte von Google geladen werden. Dabei können personenbezogene Daten (IP‑Adresse, Geräteinformationen) an Google Ireland bzw. USA übermittelt werden (EU‑U.S. DPF).

7.4.7 Cloudflare CDN

Cloudflare dient der Optimierung und Absicherung unserer Webseite. Es werden technische Daten verarbeitet.

7.4.8 Speicherdauer

Die Speicherdauer variiert je nach Dienst (z. B. Suchagent, Bewertung, Formulare). Grundsätzlich löschen wir Daten spätestens nach Zweckerfüllung.

7.5.1 Webseitenanalyse (Google Tag Manager & Google Analytics)

Wir verarbeiten u. a.:

• Nutzungsdaten
• Klickverhalten
• Besuchszeiten
• Browser‑ und Geräteinformationen
• gekürzte IP‑Adresse

7.5.2 Newsletter

• E‑Mail‑Adresse
• Protokolldaten (Double‑Opt‑In, Zeitpunkte, IP)

7.5.3 Drittlandübermittlung

Google‑Dienste sowie Cloud‑Dienste (AWS) können Daten in die USA übermitteln, basierend auf EU‑U.S. DPF oder Einwilligung.

7.5.4 Speicherdauer

• Analytics: 14 Monate
• Newsletter: bis Widerruf

8. Social Media – Auftritte

THOMAS PRAHL IMMOBILIEN betreibt öffentlich zugängliche Social‑Media‑Präsenzen, insbesondere auf der Facebook‑Plattform („Fanpage“). Bei der Nutzung dieser Auftritte werden personenbezogene Daten der Besucher verarbeitet.

8.1 Gemeinsame Verantwortlichkeit mit Meta Platforms

Beim Besuch unserer Fanpage erfolgt eine gemeinsame Verarbeitung personenbezogener Daten durch:

• THOMAS PRAHL IMMOBILIEN (Betreiber der Fanpage)
• Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland

Grundlage hierfür ist Art. 26 DSGVO („gemeinsame Verantwortlichkeit“). Die Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortung finden Sie hier:
Facebook Controller Addendum

8.2 Datenverarbeitung bei Nutzung der Fanpage

Beim Besuch unserer Facebook‑Seite verarbeitet Meta automatisch personenbezogene Daten. Dies betrifft insbesondere:

• IP‑Adresse
• Geräte‑ und Browserinformationen
• Interaktionen mit der Seite (Klicks, Likes, Kommentare, Nachrichten)
• Statistische Seiten‑Insights (Aggregatdaten)

Meta stellt uns ausschließlich anonymisierte Statistiken zur Verfügung, etwa über:

• Reichweite von Beiträgen
• Zahl der Interaktionen
• Demografische Auswertungen (Alter, Geschlecht, Region)
• Endgeräte der Nutzer
• Seitenaufrufe und Zeitpunkte

Diese Statistiken ermöglichen uns, unser Social‑Media‑Angebot zu optimieren und zielgruppengerechte Inhalte zu veröffentlichen. THOMAS PRAHL IMMOBILIENerhält dabei keine Klardaten einzelner Nutzer.

8.3 Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Wir nutzen Facebook, um unsere Dienstleistungen zu präsentieren, mit Interessenten zu kommunizieren, Reichweitenanalysen durchzuführen und zielgerichtete Informationen bereitzustellen.

Alle über die Fanpage erfolgenden Nutzungen werden ausschließlich im Rahmen der öffentlich sichtbaren Interaktionen verarbeitet (z. B. Likes, Kommentare, Nachrichten).

8.4 Weitergabe der Daten

Beim Besuch unserer Fanpage übermittelt Meta Ireland Daten an:

• Meta Platforms, Inc., 1 Meta Way, Menlo Park, CA 94025, USA

Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU‑U.S. Data Privacy Framework, da Meta hierfür zertifiziert ist.

8.5 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

THOMAS PRAHL IMMOBILIEN führt keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling durch. Profilbildungen können ausschließlich durch Meta erfolgen.

8.6 Dauer der Speicherung

Daten werden verarbeitet, solange Sie mit unserer Fanpage interagieren oder Beiträge aufrufen. Meta legt darüber hinaus eigene Speicherfristen fest, auf die wir keinen Einfluss haben.

8.7 Geltendmachung Ihrer Rechte

Da Meta den vollständigen Zugriff auf die personenbezogenen Daten der Nutzer hat, müssen Sie Ihre Rechte (z. B. Auskunft, Löschung, Widerspruch) direkt gegenüber Meta geltend machen:

• Datenrichtlinie von Meta
• Rechte nach Art. 26 DSGVO

Sie können aber auch THOMAS PRAHL IMMOBILIEN kontaktieren – wir leiten Ihre Anfrage dann an Meta weiter.

9. Rechte und Kontaktaufnahme

Ihnen stehen gemäß DSGVO folgende Rechte zu, die Sie jederzeit gegenüber THOMAS PRAHL IMMOBILIEN geltend machen können.

9.1 Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.

9.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.

9.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern gesetzliche Vorgaben oder berechtigte Interessen dem nicht entgegenstehen.

9.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn:

• die Richtigkeit der Daten bestritten wird,
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist,
• die Daten zur Geltendmachung von Ansprüchen benötigt werden,
• ein Widerspruchsverfahren anhängig ist.

9.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereitstellen.

9.6 Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Sie können jederzeit widersprechen, wenn wir Ihre Daten aufgrund berechtigter Interessen verarbeiten. Dies gilt insbesondere für Direktwerbung.

9.7 Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

9.8 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie können sich bei der für Ihren Wohnsitz oder für THOMAS PRAHL IMMOBILIEN zuständigen Datenschutzbehörde beschweren.

9.9 Kontaktaufnahme zum Datenschutz

Für Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte an:

THOMAS PRAHL IMMOBILIEN
Name: Thomas Prahl
Strasse: Övelgönne 1
PLZ/Ort: 22605 Hamburg
E-Mail: thomas@prahl-immobilien.de
Telefon: +49 40 8801000
Fax: +49 40 40172111

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Bearbeitung von Datenschutzanfragen gemäß § 31 Ordnungswidrigkeitengesetz für drei Jahre gespeichert.